Donnerstag 02.12.2021

Sachbearbeitung Seminarbetreuung im Bereich Personal

Wir suchen für unseren Bereich Personal, Fortbildungszentrum, zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Sachbearbeitung

für Seminarservice / Seminarorganisation

Das Aufgabengebiet umfasst

  • Seminarservice

    • Administrative Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von verschiedenen Veranstaltungsformaten wie Seminaren, Informationsveranstaltungen und Workshops (sowohl online als auch in Präsenz)

  • Seminarorganisation

    • Bereitstellen von Räumen und deren Seminarausstattung

    • Aufbauen / Installieren von Seminartechnik

    • Erstellen von Seminarunterlagen in digitaler Form und Printversion

    • Umfangreiche Kommunikation mit den Seminarteilnehmenden und Referent:innen

  • Prozessorientierte Digitalisierung der o.g. Aufgabengebiete

  • Beratung der Teilnehmenden und Referent:innen bei veranstaltungsbezogenen Fragestellungen

  • Abrechnung und statistische Auswertung von Veranstaltungen

  • Unterstützung bei der Einführung multimedialer Lernformen und Seminarverwaltungsprogrammen

  • Mitarbeit und Gestaltung des Fortbildungsprogramms und der Öffentlichkeitsarbeit

  • Allgemeine administrative Aufgaben

Erwartet werden

  • Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung oder eine andere geeignete dreijährige Ausbildung im Büro- oder kaufmännischen Bereich (in diesen Fällen wäre gegebenenfalls, vorbehaltlich einer Einzelfallprüfung, die Erste Angestelltenprüfung nachzuholen)

  • Nachweislich mehrjährige Erfahrungen in der Seminarorganisation / Seminarbetreuung oder im Veranstaltungsmanagement

  • Große Freude am Umgang mit Kund:innen, eine ausgeprägte Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit und die Kompetenz, persönliche und telefonische Kontakte erfolgreich zu gestalten

  • Hohes Maß an Teamfähigkeit und die Fähigkeit, selbstständig, termingerecht, vorausschauend und eigenverantwortlich zu arbeiten

  • Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen sowie Hardware-Kenntnisse im Umgang mit Präsentationsmedien

  • Interesse an der Einführung und Nutzung multimedialer Lernformen und Seminarverwaltungssysteme sowie die Bereitschaft, diese aktiv mitzugestalten

  • Idealerweise Erfahrung mit Online-Veranstaltungsformaten

  • Hohe Flexibilität in der Ausgestaltung Ihrer Arbeitszeit, passend zu den Erfordernissen der Seminarbetreuung (Präsenz während Vor- und Nachmittagsveranstaltungen)

Geboten werden

  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten und kollegialen Team

  • Ein neu und modern ausgestattetes Fortbildungszentrum

  • Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten und eine betriebliche Gesundheitsförderung

  • Einen Arbeitsplatz im Zentrum der Lübecker Altstadt

  • Die Teilnahme an der leistungsorientierten Bezahlung nach dem TVöD

  • Ein befristetes Beschäftigungsverhältnis und die Leistungen des öffentlichen Dienstes (z. B. 30 Tage Jahresurlaub, Sonderzahlung)

  • Mitarbeitendenvergünstigungen (Jobticket, Corporate benefits)

Es handelt sich um eine befristete Teilzeitstelle (bis zum 31.12.2026) mit einer Wochenarbeitszeit von zurzeit 25,75 Stunden. Eine unbefristete Übernahme wird angestrebt, gleichwohl sich der Arbeitgeber ausdrücklich das Recht vorbehält, über die Besetzung des Arbeitsplatzes und die Anforderungen nach dem Ablauf der Befristung neu zu entscheiden.
 
Die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe 6 TVöD. Darüber hinaus wird Tarifbeschäftigten eine betriebliche Altersversorgung angeboten.
 
Die Hansestadt Lübeck verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern auf der Grundlage des Frauenförderplans.
 
Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.
 
Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellen­besetzung berücksichtigt.
 
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 09. Dezember 2021 über das Karriereportal der Hansestadt Lübeck (stadtluebeckjobs.de).

Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.

Als Ansprechpartner für fachbezogene Fragen steht Ihnen Herr Hoffmann, Telefon 0451 / 122 ? 1193 (E-Mail: christian.hoffmann@luebeck.de), in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Herr Husse, Telefon 0451 / 122 ? 1183 zur Verfügung.

Informationen
  • Veröffentlicht am:
    18.11.2021
  • Bewerbungsschluss am:
    09.12.2021
  • Wochenarbeitszeit:
    25.75 Std.
  • Arbeitgeber:
    Hansestadt Lübeck
  • Jetzt bewerben